To/Aux :                 Deans of Graduate Studies and SSHRC Liaison Officers / Doyens des études supérieures et Agents de liaison du CRSH

 

From/De :              Marilyn Taylor, Vice-President, Grants and Fellowships /

Vice-présidente, Subvention et Bourses

 

Date :                    October 9, 2008 / le 9 octobre 2008

 

Subject/Object :     PDF deadline extension and EAMS changes / Remise de la date limite de presentation des demandes au Programme de bourses postdoctorales et changements au SEGO

 

(la version française suit)

 

As part of our commitment to improve client service delivery, SSHRC has recently implemented and is currently testing a pilot project for a new online application process.  This project is part of a longer term initiative to develop an Enterprise Awards Management System (EAMS) that allows applicants, institutions, and appraisers to submit applications and all supporting documentation to SSHRC electronically. Our goal is to modernize and improve the application process for clients. The first EAMS pilot project is currently underway for SSHRC’s postdoctoral fellowships program.

 

Feedback to date from our users based on their experience in this pilot online application system is allowing us to evaluate and improve on the EAMS system.  To date,  two important issues have been identified, namely;

 

1)     Additional characters are required in the Program of Work section of the letter of appraisal.

2)     Users have requested that we become more selective in the amount of personal information we collect for identification purposes in the User Profile.

 

SSHRC is immediately addressing these issues by making two changes to the application :

          1. The Program of work section in the letter of appraisal will now allow 1,000 characters (increased from 500 characters). Appraisers  who have already submitted their appraisal, and who wish to update the Program of work section in the letter of appraisal should  contact the EAMS support centre at support-soutien@eams-sego.gc.ca.   

 

2. We are also reducing the amount of personal information required from each user in the User Profile.  Unnecessary personal information will be purged from all EAMS User Profiles received to date.

 

These changes to the application will be in effect by Tuesday, October 14.   In view of these changes,  SSHRC is extending the application deadline for the SSHRC postdoctoral fellowships to Friday October 24^th.

 

We thank you for your collaboration and support as we continue to work through the pilot online application system.  Should you require further information, please contact our  Postdoctoral Fellowships program, where our staff will be pleased to assist you.

 

 

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) s’est engagé à améliorer son service à la clientèle. Dans cette optique, nous avons récemment lancé un nouveau projet pilote pour la présentation des demandes en ligne que nous sommes en train de tester. Ce projet fait partie d’une initiative à long terme visant à mettre en place un système d'entreprise de gestion des octrois (SEGO) qui permettra aux candidats, aux établissements et aux appréciateurs de soumettre les demandes et les documents à l’appui au CRSH par voie électronique. L’objectif est d’améliorer et de moderniser le processus de présentation des demandes. Le CRSH a choisi le Programme des bourses postdoctorales comme premier projet pilote pour tester le SEGO.

 

Jusqu’à présent, les commentaires de nos utilisateurs nous ont permis d’évaluer et d’améliorer le système. On nous a notamment signalé deux principaux problèmes :

 

3)     la section « Plan de travail » de la lettre d’appréciation doit permettre la saisie d’un plus grand nombre de caractères;

4)     une meilleure sélection des renseignements personnels demandés doit être faite dans le profil personnel des utilisateurs du SEGO.

 

Nous avons entrepris de régler immédiatement ces problèmes en apportant deux changements au formulaire de demande :

 

1)     il sera maintenant possible de saisir 1 000 caractères dans la section « Plan de travail » de la lettre d’appréciation, soit 500 caractères de plus. Les appréciateurs qui ont déjà soumis leur évaluation, mais qui désirent y apporter des changements, peuvent communiquer avec le centre de soutien du SEGO (support-soutien@eams-sego.gc.ca);

2)     le nombre de renseignements personnels demandés a été réduit dans le profil personnel des utilisateurs. Les renseignements qui ont déjà été recueillis, mais qui ne sont plus nécessaires, seront retirés des demandes des profils personnels du SEGO.

 

Ces changements entreront en vigueur le mardi 14 octobre prochain. Par conséquent, le CRSH remettra la date limite de présentation des demandes au Programme de bourses postdoctorales au vendredi 24 octobre 2008.

 

Alors que nous continuons à améliorer ce système pilote de présentation des demandes en ligne, nous vous remercions de votre collaboration et de votre appui. Si vous désirez obtenir d’autres renseignements, veuillez communiquer avec le personnel du Programme des bourses postdoctorales qui se fera un plaisir de vous répondre :

 

Programme des bourses postdoctorales
Division des bourses et des subventions institutionnelles
CRSH
350, rue Albert
C.P. 1610
Ottawa (Ontario)  K1P 6G4

Tél. : 613-943-7777
Téléc. : 613-943-1329
Courriel : bourses@crsh.ca

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Marcia Labiuk
Awards Officer
Faculty of Graduate Studies
University of Manitoba
Phone: (204) 474-9836
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